In augustus schreef ik over het centrale systeem dat ik voor Nimad BV bouw: één systeem, en de sites zijn er kanalen op. Promotiemiddelen.com was toen net het eerste kanaal. Dit is de stand van half oktober.
De korte versie: het werk zit nu ergens anders. Niet meer in de site, maar in alles wat er gebeurt ná de aanvraag. Daar zit voor een productiebedrijf het meeste handwerk.
Wat er sinds augustus live staat
- Meerdere bedrukkingen per artikel. Een shirt met een logo op de borst én een tekst op de rug is één regel op de offerte, met elke bedrukking apart berekend. Sinds 2 oktober kan dat ook op de site.
- Eén berekening. De site en de cockpit van de binnendienst rekenen met dezelfde berekening. Wat de klant online ziet, is wat er op de offerte komt.
- Offertes vanaf nul. De binnendienst kan in het systeem zelf een offerte opbouwen, regel voor regel. Een oude offerte kopiëren mag ook, maar dan moet elke prijs opnieuw bevestigd worden. Een prijs van vorig jaar gaat dus nooit ongemerkt mee.
- Het archief per klant. Eerdere offertes staan bij de klant, zodat je ziet wat hij eerder vroeg.
- Een brug naar de oude orderadministratie. Het systeem leest de oude administratie in, zodat die er straks uit kan. Dat is bewust een overgangsbrug, niet het eindbeeld.
- Het klantportaal. Klanten zien er hun bestelgeschiedenis, facturen en voorraad, ze kunnen afroepen en hun eigen collega’s uitnodigen. Het draait sinds 11 oktober als eigen omgeving. Er is nog geen klant uitgenodigd: Nimad kiest zelf de eerste pilotklant.
De kanalen
Promotiemiddelen.com draait op het systeem. Een kledingsite staat klaar en wacht op de omzetting. Een bestelsite voor particulieren, met een ontwerpstudio waarin je je eigen ontwerp op het product zet, staat op preview. De eerste echte testbetaling is gedaan. Een webwinkel in polsbandjes is op 10 oktober opnieuw live gegaan, en heeft sinds 11 oktober een eigen meting. Die draait nog op zijn eigen winkelsoftware en komt later op het systeem.
Wat ik leerde van een stille storing
Van 22 september tot 2 oktober kwam er via de site geen aanvraag binnen met een drukpositie erin. Het systeem wees ze af. De site stuurde de naam van de positie zoals de klant die zag (“voorzijde”), het systeem verwachtte een interne code. De tests merkten het niet, want die stuurden de code. Ze testten dus wat ik dacht dat de site stuurde, niet wat hij werkelijk stuurde. De aanvragen uit die dagen zijn niet terug te halen: de site bewaarde bij een fout de gegevens van de klant niet.
Het herstel zat in twee dingen. Het systeem herkent een positie nu op code én op naam. Een positie die het niet kent, gaat als tekst mee naar de binnendienst in plaats van de aanvraag te weigeren. En de site kreeg een vangnet: komt een aanvraag om wat voor reden ook niet door, dan gaat hij compleet per mail naar de binnendienst, met de reden erbij. Een aanvraag kan niet meer stil verloren gaan.
De tests sturen sindsdien precies wat de site stuurt. Die les neem ik mee naar elk project.
In getallen
- ongeveer zestig versies van het centrale systeem sinds 25 augustus
- de testsuite groeide van 1.258 naar ruim 2.000 groene tests (stand 11 oktober)
- op 6 oktober alleen gingen er twaalf releases uit: de brug naar de oude administratie, het archief, de gedeelde rekenlaag en de offerte vanaf nul
- de catalogus staat op ruim 30.000 producten en ruim 260.000 varianten (stand eind augustus)
Wat nog komt
Sinds 6 oktober staat vast dat het systeem zelf factureert. Een boekhoudpakket wordt dan een koppeling, geen voorwaarde. Het factuurmodel staat er al. Eerst komen het orderscherm en de drukproef, daarna het factureren in het systeem zelf, en dan inkoop en levering. Die volgorde ligt vast.
Het team gaat er pas in werken als het functioneel compleet is, en draait dan eerst een week mee. Dat is een bewuste keuze: liever één keer overstappen op iets dat af is dan drie keer wennen aan iets halfs.
Ook gepland: een koppeling met een leverancier van grootformaat-drukwerk, zodat ook die producten rechtstreeks uit het systeem komen.
Verder lezen
Hoe het systeem in elkaar zit, staat in Vijftien jaar over nagedacht, in 2018 getekend, nu gebouwd. De hele case staat op /nimad/. Dit deel hoort bij Op de werkbank, de reeks over wat er nu live staat en in aanbouw is.
Zelf zo’n systeem onder je bedrijf? Begin bij de intake.
